4. Etapa IMAGEM PÚBLICA POSITIVA

Nossa imagem será conseqüência de um lado do conhecimento dos projetos de nossos clubes, a troca de experiências e o acesso as melhores práticas de nossa organização.

Os projetos engajados e sustentáveis funcionarão como uma alavanca para a divulgação de nossas atividades comunitárias, projetos educacionais e humanitários.


Você utiliza o PIN de modo constante? Ou somente em dias de ações do clube?
Qual sua reação quando um Rotariano pergunta “Você é Rotariano?”.
Você responde sim de modo passivo e formal.
Você responde sim e pergunta qual o clube, cargo atual, tempo na organização.
Qual sua reação quando um NÃO Rotariano pergunta “Você é Rotariano?”.
Você responde sim de modo passivo e formal.
Você procura avaliar o interesse como um potencial novo sócio.
Você divulga as ações de nossa organização em seu local de trabalho?
Na sua associação de classe?
Em seu clube social ou esportivo?
Você tem o hábito de falar de nossa organização com potenciais parceiros?

Você possui interesse na temática sobre IMAGEM PÚBLICA em seu clube?
Você possui interesse na temática sobre RELAÇÕES PÚBLICAS em seu clube?
Existe uma comissão que desenvolva uma atividade sistemática?
A comissão possui um plano de ação que reflita o consenso dos sócios?
Foram identificados companheiros que tenham interesse por este assunto?
Foram identificados companheiros especializados neste assunto?

A comissão teve acesso aos documentos oficiais de apoio nesta temática?
Ao documento RELAÇÕES PÚBLICAS EFICAZES: Guia para Rotary Clubs 257-PO- (204).
Ao documento UM GUIA PARA PROJETOS PARA IMAGEM PÚBLICA.
Ao documento MANULA DE RP DO DISTRITO (258-PO)?
A produção multimídia denominada como “HUMAM IN MOTION”? 609-PO-(106)
Vocês divulgam para os sócios do clube os eventos e projetos de sucesso?
Vocês divulgam para o distrito? (Carta Mensal)
Vocês divulgam para a instituição? (Brasil Rotário, Rotary World)
Existe boletim impresso do clube? Periodicidade?
Em caso afirmativo, este boletim é enviado “para fora do clube”?
Outros clubes, outros distritos, para a sede mundial, para parceiros não Rotários?
Existe boletim eletrônico do clube? Periodicidade?
Em caso afirmativo, este boletim é enviado “para fora do clube”?
Outros clubes, outros distritos, para a sede mundial, para parceiros não Rotários?
Existe uma estratégia de comunicação com empresas? (e-mail por ex.)

O clube possui um inventário de contatos de mídia?
Mídia impressa?
Mídia falada?
Mídia televisiva?
O clube já convidou os contatos para uma reunião tipo “Isto é Rotary!”.
O clube já realizou visitas formais as diferentes mídias do inventário?
O clube mantem relacionamento sistemático com estes canais de comunicação?
Esta estratégia pode ser desenvolvida pela área (conjunto de clubes).

Novidades e Desafios

Nota 1:

Ao avaliarmos a segunda pesquisa de nosso blog obtivemos um maior número de participantes (25), o que demonstra mais visitas e interação, porém ainda uma quantidade não representativa, apesar de refletir um público com maior interesse em temas de nossa organização.

Em relação aos resultados, os mesmos são favoráveis pois uma soma de 72% indicarão como 100% e 70% de satisfação, no oposto existe um total de 28% com valores de 40%, Insatisfação e Desapontamento. Porque dos valores desfavoráveis? Como valorar estes 28%, quase 1/3 dos sócios de nossos clubes? Acredito que para ponderarmos esta condição sugerimos que os clubes desenvolvam pesquisas de clima organizacional com seus membros. A pesquisa deve ser direta e simples, existem modelos padronizados em RI, os resultados são fabulosos, motivadores e pró-ativos. FAÇA A PESQUISA trata-se de uma ação para que de fato possamos conhecer o que pensam nossos sócios. Quem necessitar de um modelo nos solicite pelo BLOG.

3. Projetos Engajados

A partir das fases anteriores desenvolvidas, os sócios estarão efetivamente envolvidos com cada projeto, avaliando as necessidades, levantando recursos, realizando parcerias, enfim será desenvolvida a percepção de efetivamente se implantar e solucionar uma demanda da comunidade.

Isto é viver a “experiência em Rotary”, um passo efetivo para “Rotarianos apaixonados”.

# O clube possui metas e objetivos consistentes para projetos comunitários?
# Esta proposta foi conseqüente a uma ampla discussão dos associados?
# Ou da respectiva comissão? Do conselho diretor?
# Existe a aplicação de critérios para avaliação das reais necessidades da comunidade na definição de um projeto?
# O clube possui comissão pró-ativa para Serviços a Comunidade?
# Existe planejamento do projeto; recursos humanos, orçamentário e de parcerias?
# A cultura dos projetos esta mais para “dar o peixe” ou “ensinar a pescar”?
# O clube realiza uma avaliação sistemática de seu desempenho para cada projeto?
# O clube possui um conjunto de projetos comunitários definidos como permanentes?
# O projeto vem a ser devidamente comunicado aos associados?
# O projeto motiva a participação da maioria dos associados ou somente dos mais envolvidos?
# Ainda persiste a figura do “dono do projeto”?
# O projeto gera imagem pública para nossa organização?

# Os envolvidos em cada projeto estão devidamente capacitados para as devidas responsabilidades?
# Como se realiza a análise de risco ou de vulnerabilidade para cada projeto?
# O Manual COMUNIDADE EM AÇÃO: Guia para o desenvolvimento de projetos vem a ser utilizado como referência? 605A-PO_ (700)
# O Manual GUIA SOBRE OPORTUNIDADES PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS vem a ser utilizado como referência? 605B-PO_ (700)

# O Clube desenvolveu programas de Subsídios Simplificados?
# O Clube desenvolveu programas de Subsídios Equivalentes?
# O clube apresentou não-conformidades em relação à documentação necessária e aos prazos para relatórios obrigatórios?
# O Clube desenvolve relacionamento duradouro com clube no exterior?
# O clube possui experiências com o Núcleo Rotary de Desenvolvimento Comunitário (NRDC)?
# O Clube desenvolve relacionamento com ONGs não vinculadas ao Rotary?
# Qual foi o critério para a seleção destes parceiros? Foi realizado auditoria?

Novidades e Desafios

NOTA 01:
Ao avaliarmos nossa primeira enquete, percebemos como favoráveis os resultados; 82% realizam algum tipo de Avaliação de Desempenho, 58% utilizam Indicadores de Desempenho e por outro lado 16% não realizam nenhum tipo de mensuração.
Este números são surprendentes e desafiadores, agora deveremos localiza-los, conhece-los, tabula-los e buscar a construção de diversos cenários sobre nosso dia a dia.
Portanto Indicadores de Desempenho UNI-VOS!
O acesso a estes dados facilitará nosso planejamento, com a obtenção de melhores resultados.

Nota 02:
Cada vez mais entendemos como valor estratégico para Rotary, sermos uma Organização que Aprende (learning organization-Peter Senge), possuimos vários predicados para este fim, bastaria agora desenvolvermos um AMBIENTE VIRTUAL de alta produtividade, um tipo de THINKTANK que formaria opinião, criaria elevado valor agregado, uma cultura de REINVEÇÃO. Para tal deveremos usar da criatividade, benchmark, casos de sucesso e um método ou técnica de compartilhamento de idéias onde 2+2=5.

Estou plenamente convencido de ser possível, basta darmos o início, que tal pensarmos a respeito?

2. Etapa: Avaliação de COMISSÕES CONSISTENTES

2.COMISSÕES CONSISTENTES:

O processo de capacitação, com a formação de ROTARIANOS CAPACITADOS, deve estar vinculado à participação efetiva nas comissões de trabalho dos clubes, denominado como COMISSÕES CONSISTENTES, as comissões propiciam os momentos efetivos para a participação de todos, do trabalho coletivo e criativo, sendo o espaço para transformarmos nossos sonhos em realidade.

> Existe um critério para o convite para o conselho diretor e para as comissões do clube?
> Este critério vem a ser um procedimento do clube ou uma decisão de cada presidente?
> Existe uma conversa franca sobre as responsabilidades do cargo?
> Existe uma avaliação preliminar do talento do convidado em função a temática de sua comissão? (pessoa certa para o lugar certo)
> O convidado recebe material de RI sobre a temática da comissão?
> Existe um plano alternativo para uma negativa ao convite?
> Existe uma combinação de sócios com experiências e novos no cargo?
> Foi realizado um debate sobre o conceito da gestão das comissões baseado em períodos de 03 anos?

> Os companheiros do clube conhecem os presidentes de cada comissão?
> Existe um critério para o convite dos membros de cada comissão?
> As comissões possuem agenda programada de reuniões?
> As reuniões são participativas e as opiniões são levadas em consideração?
> As comissões possuem plano de curto e médio prazo?
> A maioria dos sócios esta envolvida com algum tipo de atividade?
> Você acha interessante o conceito de sócios especialistas em programas?

> As comissões realizam assembléias periódicas para interagir com os sócios?
> A comissão apresenta os resultados, dificuldades e sucessos para o conselho diretor e para o clube?
> Existe um plano de divulgação para o clube sobre os projetos?
> Você já foi convidado para participar de alguma comissão ou atividade?
> Você esta envolvido com a comissão que faz parte?
> Esta confortável em participar desta comissão ou necessita maior capacitação?
> No clube existe o desenvolvimento de especialistas em: DQS, Fundação Rotária (Arrecadação de Fundos, Subsídios Equivalentes), Relações Públicas, Programas de RI, Administração do clube?
> Existe o conceito da realização de parcerias para facilitar o sucesso dos programas sociais?

1ª ETAPA: Avaliação de ROTARIANOS CAPACITADOS

O CICLO VIRTUOSO vem a ser um diagrama de fácil aplicação tendo como objetivo a busca do clube eficaz.

Nas próximas POSTAGENS editaremos uma auto-avaliação para cada Sócio/Clube/Distrito, sendo nosso desafio a utilização do CICLO VIRTUOSO no nosso dia a dia como uma ferramenta de aprimoramento continuado.

A seguir Lista de Verificação (LV) sobre este item:

ROTARIANOS CAPACITADOS:

O Rotariano capacitado deverá estar atualizado em relação à estrutura de nossa organização, noticias internacionais de nossas conquistas nas diversas frentes de atuação, somado a um pleno conhecimento dos programas de ROTARY INTERNACIONAL e da nossa FUNDAÇÃO ROTÁRIA.

• Você participou da escola para novos sócios em seu clube? (na sua admissão)
• Você como novo sócio recebeu material impresso sobre Rotary?
• Você recebeu orientação adequado de seu padrinho ou mentor?
• Você já colaborou para a formação de novos sócios no clube? (como expositor)
• Você já realizou alguma palestra ou pílula rotária em seu clube?
• Você já teve acesso ao estatuto ou regimento interno do clube?
• Você apoio à elaboração ou revisão do estatuto ou regimento interno do clube?
• Você possui o Manual de Procedimento atualizado?
  
• Você participa sistematicamente dos seminários distritais?
• Você participou da última Assembléia Distrital?
• Você participou da última Conferência Distrital?
• Você teve acesso aos manuais e formulários de Rotary International?
• Você teve acesso aos manuais dos programas de Rotary International?
• Você teve acesso aos manuais da nossa Fundação Rotária?
• Tem acesso à carta mensal da Governadoria?
• Realiza leitura sistemática da Brasil Rotária?
• Realiza leitura sistemática da THE ROTARIAN?
• Recebe a edição da ROTARYWORLD? (em português)
  
  
• Acesso sistemático ao site http://www.rotary.org/ ? (Sede Mundial).
• Acesso sistemático ao site http://www.rotary.com.br/? (Escritório RI).
• Acesso sistemático ao site http://www.brasil-rotario.com.br/? (Brasil Rotário).
• Acesso sistemático ao site http://www.governadoria4420.com.br/? (Distrito 4420).
• Você recebe os boletins eletrônicos para DQS?
• Você recebe os boletins eletrônicos para Todo Rotariano, Todos os Anos?
• Você participa de algum grupo de discussões na Internet sobre Rotary?
  
  
  
  

Glossário Temático

Plano de Liderança dos Clubes (PLC): O PLC oferece uma estrutura administrativa para Rotary Clubs e tem por base os elementos que contribuem à eficácia deste. http://www.rotary.org/ 245-PO-(805)

Eficácia: Significa que o clube/distrito venha a atingir ou superar suas metas e objetivos em um determinado período de tempo. Ressaltando a necessidade da mensuração dos resultados.

Clube Eficaz: Quando um clube apresenta evidências de ter atingido ou superado suas metas e objetivos, condição expressa pelos Indicadores de Eficácia.

Indicadores de Eficácia: Valores de natureza qualitativa e com mesma significância para mensuração de Eficácia. Utilizamos quatro indicadores de Eficácia: Mantem estável e Ampliam o Quadro Social, Implementam projetos de prestação de serviços bem-sucedidos, apóiam a Fundação Rotária, Formam líderes além do âmbito do Clube.

Como implantar o Ciclo Virtuoso?

Deveremos possuir um entendimento único em relação ao conceito e a nomenclatura desta metodologia.

O Ciclo Virtuoso (ver diagrama) deve estar em movimento, sendo que as cinco etapas deverão estar balanceadas, isto é, deverão funcionar de verdade!

Caso uma ou mais etapas sejam mais desenvolvidas em relação as outras o Ciclo Virtuoso perde movimento e se afasta da eficácia.

Caso uma ou mais etapas não funcionem, o Ciclo Virtuoso perde movimento e se afasta da eficácia.

Portanto, o Ciclo deverá ser aplicado inicialmente para realizar o diagnóstico do Clube e/ou do Distrito.

Conheça o Ciclo Virtuoso

O Ciclo Virtuoso é um diagrama de fácil aplicação, tendo como
objetivo a busca do clube eficaz. Este ciclo se retro-alimenta
dinamicamente, sendo que cada sócio e cada clube deverá avaliar
suas ações nos diversos níveis do ciclo, definir pontos fortes e a
melhorar, propor uma discussão com a maioria dos sócios,
elaborar um plano de ações e monitorar os resultados.

Neste sentido, nosso maior desafio vem a ser a utilização do Ciclo
Virtuoso no nosso dia a dia como uma ferramenta de
aprimoramento continuado.

Rotarianos capacitados:
O Rotariano capacitado deverá estar atualizado em relação à
estrutura de nossa organização, notícias internacionais de nossas
conquistas nas diversas frentes de atuação, somado a um pleno
conhecimento dos programas de Rotary International e da nossa
Fundação Rotária.

Comissões consistentes:
O processo de capacitação deve estar vinculado à participação
efetiva nas comissões de trabalho dos clubes; as comissões
propiciam os momentos efetivos para a participação de todos, do
trabalho coletivo e criativo, sendo o espaço para transformarmos
nossos sonhos em realidade.

Projetos engajados:
A partir do desenvolvimento das fases anteriores, os sócios
estarão efetivamente envolvidos com cada projeto, avaliando as
necessidades, levantando recursos, realizando parcerias, enfim
será desenvolvida a percepção de efetivamente se implantar e
solucionar uma demanda da comunidade.

Imagem pública positiva:
Nossa imagem será conseqüência de um lado do conhecimento
dos projetos de nossos clubes, a troca de experiências e o acesso
as melhores práticas de nossa organização.
Os projetos engajados e sustentáveis funcionarão como uma
alavanca para a divulgação de nossas atividades comunitárias,
projetos educacionais e humanitários.

Mais sócios-mais recursos:
Todo este processo, sem dúvida, transformará a dinâmica do dia a
dia dos clubes, reuniões programadas, sócios interessados,
projetos sustentáveis e visibilidade junto à mídia constituem os
clubes com “ambientes favoráveis”.

Sendo desenvolvido um novo paradigma, onde os clubes com
“ambientes favoráveis” passem a ser objeto de referência e de
desejo, ocorrendo de modo natural um interesse nas lideranças
em acessar nossa organização e conseqüente mais recursos para
nossos projetos e Fundação Rotária.

A melhoria dos clubes dependerá da aplicação desta ferramenta
na perspectiva individual e no coletivo do clube, sendo, sem
dúvida, um exercício desafiador para a ação de nossos líderes.